Főoldal | Rólunk | Cikkek | Szolgáltatás | Szoftver | Hardver | Elérhetőség

Dokumentumkezelés

Dokumentumkezelés a papírhegyen túl

Napjainkban minden cég már működése kezdetén szembesül az iratok kezelésének és tárolásának problémájával. Minél nagyobb egy cég és minél régebben működik, annál égetőbbé válik a dokumentumkezelési feladatok hatékony megoldása. Sok esetben sajnos a dokumentumkezelést kizárólag az iratok tologatásával és fizikai tárolásával azonosítják, ennél azonban egy korszerű dokumentumkezelés sokkal többet jelent. Az elmúlt évtizedben a dokumentumkezelés is komoly szakértelmet igénylő tevékenységgé nőtte ki magát, amit saját erőforrással ma már kevesen tudnak a kor követelményeinek megfelelően biztosítani. Ezt a szakértelmet a nemzetközi gyakorlatnak megfelelően dokumentumkezelésre szakosodott szakcégek kínálják a hazai piacon is. Dr. Csillagh Ferenc, a hazai dokumentumkezelési piac egyik legösszetettebb szolgáltatását kínáló EURODOC 2000 Kft. ügyvezető igazgatója egyebek mellett erről is beszélt.

- Mikor érdemes megbízni egy szakcéget dokumentumaink kezelésével?
- Erre nagyon nehéz egy sablont definiálni. Minden vállalkozásnál egyedileg merülnek fel különböző dokumentumkezelési problémák, amelyeket egyedileg kell megoldani. Általánosságban csak annyit lehet mondani, hogy minél előbb fordulnak ilyen jellegű gondjaikkal szakcéghez, annál hamarabb válik a dokumentumkezelés a cég ügyvitelét szolgáló hatékony gépezetté. Egy szakcég sok esetben már akkor is rá tud világítani a dokumentumkezelés meglévő vagy hamarosan felmerülő problémáira, amikor ezek az illető cégnél a napi ügyviteli tevékenység során még nem is jelentkeznek maguktól értetődően. Ezért egy cég működése során - különösen komoly ügyvitelt folytató és nagyobb dokumentum mennyiséget kezelő cégek esetén - időnként mindenképpen javasolt egy dokumentumkezelési átvilágítás elvégzése, ami megelőzheti a későbbi káoszt és a dokumentumkezeléssel kapcsolatos költségek előre nem tervezett extrém növekedését. Visszatérve a kérdéshez, a teljesség igénye nélkül néhány kiragadott példa azokra az érzékelhető problémákra, amikor már mindenképpen feltétlenül javasolt dokumentumkezelési szakcég bevonása: helyhiány; magas irattárolási költségek; a dokumentumok visszakereshetősége nehezen biztosítható; elvesznek, elkallódnak dokumentumok; a dokumentumok lassú és szervezetlen kezelése a cég ügyviteli tevékenységének hatékonyságát csökkenti; a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférés mindenki számára korlátlanul lehetséges, ami visszaélésekre adhat lehetőséget; senki nem meri vállalni a már szükségtelen iratanyagok kidobását, selejtezését; szabályozási hiányosságok miatt a dokumentumkezelés áttekinthetetlen.

- Mi is tartozik pontosan a dokumentumkezelés témakörébe?
- A dokumentumkezelés sokaknak pusztán egyszerű raktározást jelent, pedig vannak ennél sokkal fontosabb területei is. A legfontosabb szempont a dokumentumkezelésnél a gyors és hatékony visszakereshetőség. Lehet, hogy valakinek egy húsz oldalas szerződésből csak két mondatra van szüksége. Sok ezer dokumentum közül gyorsan előkeresni ezt a két mondatot nem kis feladat, egy rendezetlen irattárban szinte lehetetlen. A visszakereshetőség biztosításához több összehangolt lépés megtételére van szükség, ezek közé tartozik a megfelelő szabályozási rendszer, a jól definiált és követhető iratkezelési folyamat, a helyesen kialakított, rendezett irattár, a jól kezelhető, naprakész iratnyilvántartás. Sok esetben ma már természetesen elengedhetetlen a dokumentumkezelési tevékenységek informatikai támogatása. Egy jól kialakított számítógépes dokumentumkezelő rendszer ugrásszerű hatékonyság növekedést eredményezhet, a dokumentumkezelési költségek csökkenése mellett. Ezekből is látható, hogy a dokumentumkezelés egy sok szakterületet érintő, összetett feladat. Napjainkban egy jó dokumentumkezelő szakcég elképzelhetetlen ügyviteli, jogi, informatikai és számviteli szaktudás, és nem utolsósorban komoly szakmai tapasztalatok nélkül.

- Elképzelhető, hogy van, aki nem ismeri ezeket a lehetőségeket, vagy akár azt sem tudja, hogy milyen dokumentumai vannak?
- Ezért kezdjük a munkát az iratkezelés és irattárolás átvilágításával. Ezt a feladatot levéltárosi végzettségű szakembereink végzik, akik szaktanácsadással is segítenek, illetve konkrét problémák felmerülése esetén megoldási javaslatokat készítenek a megbízó részére. Cégünk azonban természetesen nem csak tanácsokat osztogat, hanem a megoldást is tálcán kínálja, teljes körű felelősséget vállalva minden tevékenységéért. Magyarországon egyedülálló módon kínálunk egy olyan szolgáltatás palettát, amely a dokumentumkezelés minden területét felöleli. Az ügyfelek hozzánk bátran fordulhatnak a tanácsadáson túl fizikai iratkezelési feladatokkal (iratrendezés, irattárolás, selejtezés, iratmegsemmisítés, irattár tervezés és kivitelezés, irattár költöztetés), iratdigitalizálási igényekkel, valamint szabályozások elkészítésével kapcsolatban. Mindezek mellett az informatika területén is kínálunk dokumentumkezeléshez kapcsolódó megoldásokat. Saját fejlesztésű szoftvereink az egyszerű irattári nyilvántartástól a komplex dokumentumkezelő rendszerekig terjednek. Vagyis dokumentumkezelés címen nálunk korántsem csak raktári szolgáltatásról van szó! Mi nem poros papírhegyek végtelen tárolásában vagyunk érdekeltek, hanem az iratkezelés és az irattárolás optimalizálásában, valamint magas színvonalú, ügyfélközpontú szolgáltatás nyújtásában. Tevékenységünk mércéje ügyfeleink elégedettsége.

- Mindenki számára tudnak kínálni valamit?
- A dokumentumkezelés területén természetesen igen. Igyekszünk ügyfeleink részére egyedi, testre szabott megoldásokat kialakítani, minden esetben a hosszú távú kölcsönösen eredményes együttműködésre törekszünk. A szolgáltatásaink modulárisan épülnek fel, vagyis minden része külön is megrendelhető, de természetesen lehetőség van egymásra épülő, összetett szolgáltatások igénybe vételére is.

- Milyen gyakran fordulnak a magyar vállalkozások szakcégekhez?
- Aki hozzánk fordul, annak lehetőségeinek keretein belül a legjobb megoldást kínáljuk. Nálunk a cégek költségviselő-képessége rosszabb, mint mondjuk Nyugat-Európában, sokan az életben maradásukért küzdenek. Ilyen helyzetben sajnos a dokumentumkezelés a legtöbb cégnél háttérbe szorul, a problémákat inkább halmozzák, mint megoldják. Azoknál a cégeknél, akik mégis rákényszerülnek valamilyen megoldásra, általában a szolgáltatás ára az egyetlen szempont a dokumentumkezelő cég kiválasztásakor. Sajnos az "olcsó húsnak híg a leve" mondást sok cég már a saját bőrén is megtapasztalhatta. Mi nem állítjuk, hogy a magyar piacon a legolcsóbbak vagyunk, de ár-érték arány tekintetében közepes árszínvonalon magas színvonalú szolgáltatást nyújtunk. Az EURODOC 2000 Kft. száz százalékban magyar tulajdonú cég, amelynek sem a tulajdonosi köre, sem a neve nem változott meg az alapítás óta. Pénzügyileg teljesen stabil és átlátható, ISO minősítéssel rendelkezik, munkatársai között minimális a fluktuáció. Mindez nagyon fontos egy olyan bizalmi szolgáltatás esetében, mint a miénk. Én azt várom, hogy a magyar piac is előbb-utóbb valahol elismeri a megbízhatóságot, a precízséget és a stabilitást.